Home PHẦN MỀM VĂN PHÒNG Thủ thuật và tính năng hay để sử dụng bộ MS Office...

Thủ thuật và tính năng hay để sử dụng bộ MS Office 2010 hiệu quả hơn

306
0

Tổng quan

Tìm hiểu cách khai thác tối đa phiên bản mới nhất của Microsoft Office với hướng dẫn miễn phí mới nhất của chúng tôi dành cho Office 2010. Nó bao gồm nhiều cải tiến so với Office 2007. Tuy nhiên, cũng như tất cả các bản phát hành Office, những cải tiến này không rõ ràng đối với người dùng bình thường.

Giới thiệu về MS Office 2010

Vì Office 2010 không thay đổi nhiều như Office 2007, nên không có nhiều hướng dẫn người dùng về cách sử dụng phần mềm mới. Những người dùng đến từ năm 2003 vẫn sẽ phải làm quen với giao diện Ribbon, nhưng thành thật mà nói, hầu hết các thủ thuật chung liên quan đến phiên bản 2007 vẫn sẽ giúp bạn ở đó (tất nhiên là các chi tiết cụ thể đã thay đổi).

MS Office 2010 có gì mới

Thay vào đó, Office 2010 có nhiều cải tiến. Hướng dẫn này sẽ tập trung vào việc hướng dẫn người dùng đến với Office 2010 cách tận dụng tối đa chương trình và sử dụng mọi tính năng được cung cấp. Trong hầu hết các chương trình, không khó để tìm thấy từng tính năng đơn lẻ, nhưng Office 2010 mở rộng đến mức ngay cả những người dùng lâu năm cũng thường thấy rằng họ không thành thạo dù chỉ một nửa các khả năng mà phần mềm cung cấp.

Các thủ thuật bạn tìm thấy ở đây sẽ được áp dụng cho hầu hết những người sử dụng Office 2010 thường xuyên. Mục tiêu của tôi không phải là tìm kiếm các vụ hack ít người biết đến, mà là đưa ra những thông tin hữu ích không được nhiều người biết đến. Hy vọng rằng điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, hoặc ít nhất là cung cấp cho bạn những công cụ cần thiết để xử lý công việc của bạn với tốc độ nhanh hơn và ít căng thẳng hơn.

Khả năng tương thích ngược

Các mẹo mà tôi đang trình bày trong hướng dẫn này hoàn toàn là từ quan điểm của Office 2010. Điều đó không có nghĩa là một số trong số chúng sẽ không áp dụng được một phần hoặc toàn bộ cho Office 2007, nhưng rất nhiều mẹo tập trung vào các tính năng mới đã được thêm vào Microsoft Office 2010.

Những người hâm mộ Mac đang sử dụng Microsoft Office cho Mac 2008 – có thể bao gồm hầu hết mọi người đọc phần này trên máy tính Apple – sẽ thấy rất ít thông tin hữu ích trong hướng dẫn này. Microsoft Office cho Mac 2008 thậm chí không sử dụng giao diện ribbon, vì vậy có nhiều điểm khác biệt. Bạn có nhiều khả năng tìm thấy các tính năng tương tự trong Microsoft Office cho Mac 2011 được phát hành gần đây; tuy nhiên, các phím tắt và bố cục menu có thể khác nhau trong nhiều trường hợp.

Các tính năng mới chung MS Office 2010

Khám phá Backstage

Thay đổi lớn nhất đối với giao diện Office 2010 là sự ra đời của Backstage. Menu Tệp đã biến mất và nút Office cũng biến mất từ ​​Office 2007. Bây giờ bạn sẽ tìm thấy tab Tệp. Nhưng khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ không mở menu nữa mà thay vào đó là một phần hoàn toàn mới của giao diện.

Mặc dù có yếu tố giao diện mới, hầu hết các tác vụ được thực hiện trong Backstage là hoàn toàn đơn giản. Bạn có thể mở, lưu và in các tệp, khám phá các tài liệu gần đây và mở các tài liệu mới. Tuy nhiên, có một số tính năng thú vị sẽ được tìm thấy nếu bạn tìm hiểu sâu hơn về Backstage. Bạn chỉ cần đi tìm chúng.

Tùy chỉnh Ribbon

ribbon-ms-2010

Ruy-băng Microsoft Office sẽ không đi đến đâu – ít nhất là cho đến khi Microsoft quyết định cải tiến lại Office, điều này có thể sẽ không xảy ra cho đến cuối thập kỷ này.

Đừng coi điều này có nghĩa là những gì bạn được trình bày trong lần đầu tiên mở Microsoft Office đã được hoàn thiện. Có thể đánh lừa giao diện của Office 2010 theo một số cách, mặc dù phương pháp làm như vậy không rõ ràng khi bạn đang sử dụng phần mềm. Thay đổi giao diện yêu cầu bạn phải đi tới Backstage và mở menu Tùy chọn, sau đó điều hướng xuống Tùy chỉnh ruy-băng.

tuy-chinh-ribbon-ms-2010

Giao diện ruy-băng, theo mặc định, khá là rối. Tuy nhiên, nó thực sự không đại diện cho phần lớn các lệnh tiềm năng có sẵn trong bất kỳ phần mềm Office cụ thể nào. Toàn bộ điểm của giao diện Ribbon là giảm sự lộn xộn và điều này có nghĩa là loại bỏ các cây menu sâu và loại bỏ các nút lệnh cho các chức năng hiếm khi được sử dụng.

ribbon-ms-2010-2

Tất nhiên, hiếm khi được sử dụng không giống như không bao giờ được sử dụng. Các lệnh đó vẫn ở đó và bạn có thể tìm thấy chúng trong Lệnh, không phải trong phần Ruy-băng.

Tính năng cộng tác

collaborate-ms-2010

Lệnh Lưu được tìm thấy trong các phiên bản Office trước đây đã được thay thế bằng một phần Backstage có tên là Lưu và Gửi. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng điều này để lưu tài liệu của mình. Nhưng đây cũng là lúc nhiều tính năng cộng tác của Office phát huy tác dụng.

Có một số cách để chia sẻ tài liệu (rõ ràng là ngoài email). Tùy chọn Lưu vào Web sẽ lưu tài liệu của bạn vào tài khoản Windows Live Skydrive của bạn. Đây là một tài khoản miễn phí có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác. Skydrive sử dụng giao diện web và có thể được truy cập tại skydrive.live.com.

Tắt thông báo tệp không an toàn

tat-file-warning-ms-office-2010

Thật đáng buồn, nhưng là sự thật: các cải tiến bảo mật đi đôi với hành động khó chịu. Rất tiếc, việc thêm nhiều rào cản đối với phần mềm độc hại dẫn đến nhiều rào cản hơn cho người dùng. Tôi hoàn toàn hài lòng với việc không chạy tường lửa và phần mềm chống vi-rút nếu phần mềm độc hại không tồn tại. Nhưng nó đúng, vì vậy tôi phải đối phó với việc thêm những phần mềm bổ sung đó vào hệ thống của mình.files-block-settings-ms-office-2010

Theo mặc định, Office 2010 chặn một số loại tài liệu nhất định. Chúng sẽ mở, nhưng chỉ trong Dạng xem được Bảo vệ, có nghĩa là chúng không thể được chỉnh sửa. Để thay đổi hành vi này, bạn có thể mở Tùy chọn trong khu vực Hậu trường, sau đó đi tới Trung tâm tin cậy, rồi mở Tùy chọn trung tâm tin cậy. Cuối cùng, mở cài đặt Chặn tệp. Bạn sẽ tìm thấy một số loại tệp và hộp kiểm có thể được chọn để bật hoặc tắt xử lý các tệp đó trong Dạng xem được Bảo vệ.

Tính năng mới trong Word 2010

words-2010

Microsoft Word chắc chắn là một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất trên hành tinh. Đây là trình xử lý văn bản phù hợp cho các doanh nghiệp, trường học, chính phủ và hầu hết người dùng gia đình. Bạn sẽ không nghĩ rằng một trình xử lý văn bản có thể phức tạp, nhưng thực sự có rất nhiều cách để thao tác một tài liệu và Word đã phát triển trong những năm qua từ một công cụ khá đơn giản thành một chương trình toàn diện có thể được sử dụng để tạo ra các tài liệu tiện lợi. như hướng dẫn .PDF mà bạn đang đọc ngay bây giờ.

Thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhanh hơn

word-2010-1

Tài liệu Word không phải lúc nào cũng là duy nhất – trên thực tế, tôi dám cá rằng hầu hết nội dung được tạo bằng Word theo một cách nào đó là sự lặp lại của nội dung đã được tạo trước đó. Điều đó nghe có vẻ kỳ quặc, nhưng hãy nghĩ về nó. Các doanh nghiệp sử dụng Word liên tục và các doanh nghiệp đưa ra rất nhiều tài liệu với thông tin lặp đi lặp lại như địa chỉ của doanh nghiệp, tên của nhân viên, v.v.

Nếu bạn đang ở trong tình huống như thế này, bạn có thể làm cho cuộc sống dễ dàng hơn bằng cách tạo Quick Parts. Chọn bất kỳ văn bản hoặc nội dung nào bạn định sử dụng thường xuyên, sau đó chuyển đến tab Insert. Tìm nút Quick Parts button và nhấp vào nút đó để gọi menu thả xuống.

Bây giờ, nhấp vào Save Selection to Quick Part Gallery. Một cửa sổ sẽ mở ra nhắc bạn nhập tên của Quick Part đó. Bạn đã tạo xong Quick Part, bạn có thể nhập phần đó bằng cách nhấp vào nút Quick Part, sau đó chọn phần đó từ trình đơn thả xuống. Làm điều này đối với thông tin phổ biến, chẳng hạn như địa chỉ doanh nghiệp, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

word-2010-2

Tận hưởng tính năng Tìm kiếm Tài liệu Cải tiến của Word

Tìm kiếm tài liệu luôn là một phần của Office, nhưng nó không phải lúc nào cũng dễ sử dụng. Nó từng là menu của chính nó mở ra và yêu cầu bạn nhập những gì bạn đang tìm kiếm. Sau đó, về cơ bản bạn sẽ xem qua tài liệu, một ví dụ của từ hoặc cụm từ tại một thời điểm. Nó hoạt động, nhưng nó rất chậm và khó hiểu.

tim-kiem-van-ban-word-2010-1

Microsoft đã hoàn thiện hơn với Office 2010 và mô hình chức năng tìm kiếm để giống một công cụ tìm kiếm trực tuyến hơn. Điều đó có nghĩa là bối cảnh. Khi bạn mở tìm kiếm (phím tắt vẫn là Ctrl+F), một thanh bên sẽ mở rộng ở phía bên trái của màn hình và bạn có thể nhập nội dung mình đang tìm kiếm. Tuy nhiên, bây giờ bạn được cung cấp một đoạn trích văn bản ngắn từ tài liệu của mình, phần này cung cấp ngữ cảnh cho những gì bạn đang cố gắng tìm kiếm. Khi bạn đã tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, bạn có thể nhấp vào bản xem trước tương ứng trong thanh bên để được đưa trực tiếp đến đó.

Khả năng tương thích .Doc và .Docx

Thêm một lưu ý ngắn gọn về sự khác biệt giữa .doc, định dạng tài liệu cũ hơn của Microsoft và .docx, định dạng mới. Microsoft đã chuyển sang .docx trong Office 2007, nhưng sự thay đổi này rất đáng kể và vẫn khiến người dùng nhầm lẫn khi họ đến từ các phiên bản Microsoft Office cũ hơn.

Định dạng .docx mới hiện là tiêu chuẩn cho Microsoft Word. Tất cả các phiên bản Microsoft Word sau Office 2007 sẽ sử dụng định dạng này. Tuy nhiên, tất cả các biến thể trước đó của Microsoft Word đều không thể mở .docx.

Tính năng mới trong Excel 2010

excel-2010

Excel đã là một công cụ yêu thích của các nhà tổ chức và những người ghi chép số trong hơn hai thập kỷ. Microsoft đã dần dần bổ sung các chức năng mới theo thời gian, nhưng vẫn không ngừng lại hoặc không theo kịp các đối thủ cạnh tranh. Microsoft Excel vẫn là ứng dụng hàng đầu; thực sự, có rất ít đối thủ cạnh tranh có khả năng từ xa như vậy.

Trình bày dữ liệu trong nháy mắt với đường gấp khúc

Một trong những tính năng mới thú vị được thêm vào Excel 2010 là Sparklines. Nếu bạn giống tôi, và bạn không chú ý đến tên của đồ thị và các thông tin khác, bạn có thể chưa nghe nói về Sparklines – nhưng có thể bạn đã bắt gặp chúng trên một tờ báo hoặc trên một trang web.

Sparkline là một biểu đồ nhỏ, mật độ cao nhằm trình bày một dạng thông tin cô đọng. Không giống như một biểu đồ đầy đủ, thường có trục X và Y có thể nhìn thấy được, Biểu đồ thu nhỏ chỉ có một mình. Chúng không cung cấp nhiều chi tiết như một biểu đồ thông thường, nhưng vì không có trục X và Y hoặc các hành lý khác, bạn có thể xếp Sparklines vào các khoảng trống nhỏ – như một ô trên bảng tính Microsoft Excel – một cách dễ dàng. Biểu đồ thu nhỏ nhanh hơn và nhỏ hơn một biểu đồ đầy đủ và thường hữu ích như nhau.

setup-sparklines-excel-2010

Có ba loại Sparklines khác nhau; dòng, cột và thắng / thua. Hai cách đầu tiên có thể quen thuộc với bất kỳ ai đã sử dụng biểu đồ thậm chí một vài lần trước đó. Tất nhiên, biểu đồ đường tạo biểu đồ của mỗi điểm dữ liệu và sau đó vẽ các đường giữa chúng và biểu đồ cột làm cho mỗi điểm dữ liệu trở thành một cột có kích thước thích hợp. Tuy nhiên, tùy chọn thắng / thua có một chút khác biệt; nó trình bày thông tin dưới dạng hộp nhị phân “lên” hoặc “xuống”.

sparklines-excel-2010

Nhóm các Sheet lại tiết kiệm thời gian

Các bảng tính Excel thường bắt đầu nhỏ, nhưng chúng có thể biến thành những file dung lượng khổng lồ. Các tổ chức có thể kết thúc bằng các bảng tính có hàng chục hoặc hàng trăm trang.

Việc quản lý một bảng tính rộng rãi là rất khó, nhưng có một cách để tiết kiệm thời gian là nhóm các trang tính. Việc nhóm cho phép bạn tự động tái tạo định dạng trên một trang của bảng tính trên tất cả các trang khác. Ví dụ: giả sử tôi muốn chạy ngân sách hàng tháng trong suốt một năm. Tôi có thể tạo một bảng tính với mười hai trang, sau đó nhóm chúng lại để tái tạo định dạng. Tôi chỉ phải định dạng một trang để định dạng hàng tháng trong cả năm.

group-sheet-excel-2010

Có hai cách để chỉnh sửa các trang dưới dạng một nhóm. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mọi trang mà bạn đã mở, bạn có thể bấm chuột phải vào bất kỳ tab Trang tính nào rồi bấm Chọn Tất cả các Trang. Tất cả các tab trang phải được đánh dấu bằng màu trắng để cho biết chúng đang được chỉnh sửa cùng nhau. Ngoài ra, bạn có thể chọn các trang tính đã chọn bằng cách nhấp vào chúng trong khi nhấn nút bàn phím Ctrl.

Bổ sung mới cho PowerPoint 2010

powerpoint-2010

Microsoft Powerpoint vừa là may mắn vừa là lời nguyền cho dân văn phòng ở khắp mọi nơi. Đó là một cách tuyệt vời để tạo bản trình bày có thể được sử dụng cùng với bài phát biểu hoặc trong cuộc họp.

Tuy nhiên, những người tại Redmond không hoàn toàn say mê với kool-aid của riêng họ, và họ đã làm việc chăm chỉ để biến Powerpoint trở thành một công cụ trình bày hiện đại và mượt mà hơn. Đó là lý do tại sao phần lớn chương này tập trung vào các tính năng của Powerpoint 2010 như video và hình ảnh động.

Tab Chuyển đổi Mới

tab-transition-moi-ppt-2010

Hình ảnh động Powerpoint từng khá khủng khiếp, nhưng chúng ngày càng trở nên phức tạp hơn. Trên thực tế, chúng là một phần quan trọng của Powerpoint 2010, đến mức bây giờ có hai tab hoàn toàn dành cho hoạt ảnh. Điều đầu tiên chúng ta sẽ nói là quá trình chuyển đổi. Trong Office 2007, các chức năng này được đặt cùng nhau trong tab hoạt ảnh, nhưng bây giờ chúng tách biệt nhau, có nhiều chi tiết hơn được cung cấp cho từng chức năng.

Lối tắt nhanh và nhiều hoạt ảnh mới

motion-path-ppt-2010

Tab Animations sâu hơn một chút trong Office 2010 và mặc dù tab này đã tồn tại trong Office 2007, nhưng nó thực sự là tab có nhiều nội dung mới nhất. Bây giờ chuyển đổi có tab riêng, tách biệt với hoạt ảnh, có rất nhiều thứ mới được bao gồm. Ví dụ: các hoạt ảnh như Đường dẫn chuyển động hiện được lưu giữ trong một thư viện và chúng dễ sử dụng hơn nhiều so với trước đây.

animation-ppt-2010

Các tính năng mới tốt nhất liên quan đến hoạt ảnh cũng nằm trong số ít rõ ràng nhất và không phải là những cách mới để thêm hoạt ảnh mà là những cách mới để thao tác và dễ dàng sao chép chúng. Lấy Animation Painter làm ví dụ. Công cụ này, nằm ở bên phải của thư viện tab hoạt ảnh, cho phép bạn nhanh chóng sao chép hoạt ảnh sang nhiều đối tượng. Đầu tiên, bạn nhấp vào một đối tượng đã được tạo hình ảnh động. Sau đó, nhấp vào Animation Painter. Đối tượng tiếp theo bạn nhấp vào trong Powerpoint của mình sẽ có cùng hoạt ảnh. Sau đó, bạn có thể nhấp lại vào Animation Painter và thực hiện việc này cho một đối tượng khác, v.v. Theo cách này, bạn có thể dễ dàng áp dụng một hoạt ảnh cho nhiều đối tượng.

Sáng tạo thêm với chèn Video

video-ppt-2010

Được rồi, hoạt ảnh ổn và đẹp. Bạn có thể sử dụng chúng để thêm một số nét tinh tế cho tài liệu hoặc cho các mục đích thiết thực hơn, chẳng hạn như giữ một số thông tin nhất định ở ngoài màn hình cho đến khi bạn muốn, lúc đó bạn đưa nó vào với một hoạt ảnh đẹp. Tuy nhiên, hình ảnh động bị hạn chế; bạn phải sử dụng những gì Powerpoint cung cấp cho bạn hoặc thực sự sáng tạo với hình ảnh tĩnh. Sẽ không dễ dàng hơn nếu chỉ thêm video?

Khi bạn đã thêm video, video đó sẽ xuất hiện trong trang chiếu với một trình phát nhỏ bên cạnh nút, bạn có thể tạm dừng hoặc phát video. Theo mặc định, bạn sẽ cần phải nhấp để bắt đầu video khi trang chiếu xuất hiện, nhưng hãy nhớ Ngăn Hoạt hình? Chà, nó đã trở lại và có thể được sử dụng để chỉnh sửa thời gian của video để chúng phát ở đầu trang chiếu hoặc dọc theo các đối tượng khác.

video-ppt-2010-2

Bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn hơn nếu nhấp chuột phải vào video rồi nhấp vào Cắt video. Thao tác này sẽ mở ra một menu chỉnh sửa nhỏ cho phép bạn điều chỉnh độ dài của video và cắt bớt những phần không cần thiết. Bạn cũng có thể sửa đổi video bằng tùy chọn Định dạng Video. Điều này cho phép bạn điều chỉnh độ sáng, cắt video và thực hiện các sửa đổi khác.

Kết luận

Các mẹo và thủ thuật được tìm thấy trong hướng dẫn này đã được chọn để giúp bạn tăng năng suất của mình với Office 2010.  Tìm hiểu về bộ Office không phải là ý tưởng tốt của mọi người, nhưng nếu bạn sử dụng Office thường xuyên như tôi thì việc học cách tùy chỉnh giao diện hoặc tạo các biểu đồ thú vị là điều tuyệt vời – theo một cách phải thừa nhận.

Bạn cũng có thể tham khảo link tải và hướng dẫn cài đặt MS Office 2010 tại https://fullcrack24h.com/tai-xuong-office-2010-full-crack-link-google/